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组织结构
院办公室
院学工办
教学单位
实验室
院办公室

办公室主任:徐一凡

 

教 学秘 书:李海燕

 

行 政秘 书:万  静

 

研究生教学秘书:王  静          

 

 

学院办公室地点:07309(雁山)  7703(屏风)

 

 

 

 

 

  

 

                    学院办公室岗位职责

 

    一、学院政策建设咨询

     1、组织学院党政管理工作的制度建设,组织拟定全院性的党政规章制度。
     2、负责组织起草学院综合性决议、总结与计划等文件;组织起草学院建设中长期规划和发展计划草案;负责以学院和学院办公室的名义发布布告、通告和公告。
    
    二、组织实施、督办落实
     3、检查、监督学院各部门贯彻执行上级部门的批示、决定的情况,贯彻落实学院党委和行政的决议、决定的情况,各部门工作职责的执行情况。
    

    三、参谋辅助、调查研究
     4、按照学院的部署,深入实际,调查研究,组织专家和广大教职工为学院的建设和发展献计献策,为学院领导科学决策提供有价值的咨询意见,当好学院领导的参谋和助手。
    
    四、公文处理、安全保密
     5、负责上级党政部门来文的接收、呈转、批办、传达、催办、督办、清退、立卷、归档工作,保证公文的完整安全;负责以学院和学院办公室名义的上报或下发文件的审核、缮印、送达、归档等文件处理工作;负责文件、档案资料的安全保密工作。
    
    五、会议组织、统筹协调
     6、负责党政联席会议、教职工大会、党员大会等全院性会议的组织安排、会议记录、材料准备、纪要拟稿工作。
     7、负责协调院内各部门、各单位之间的工作关系,安排和组织协调多个部门共同办理的综合性党政工作及全院性的活动。并经常了解、检查和监督各部门对学院决定、决议等的执行情况。
    
    六、信息处理、信访办理
     8、负责学院各项工作信息的收集、加工及反馈工作,做到上情下达,下情上报,及时向学院报告,重大问题及时向上级归口部门报告。

     9、负责完成上级领导部门下达的各项统计任务和全院性的综合统计及综合统计报表的填报工作,协助指导学院各部门的统计工作。
    
    七、印信管理、形象设计
     10、负责管理学院印章的使用,负责审定学院各部门印章刻制、使用,管理和开具学院介绍信。
     11、负责学院形象设计并负责实施、管理、宣传和监督,促进学院院容、院貌和院风建设,树立良好的社会形象。
    
    八、服务接待、其它事务
     12、负责上级机关和院外单位来院人员的接待工作,加强同上级机关和兄弟单位的联系。
     13、密切与社会各方的合作关系,负责有关合作办学的考察、洽谈与前期工作。
     14、负责安排全院节假日放假和值班等有关事宜。
     15、负责办理院领导日常办公事务和出差的有关事宜,以及院领导交办的其他事宜。

 

 

 

办公室主任岗位职责

 

1、主动学习高等教育行政管理的有关知识,领会学校下发和学院制定的各项文件精神,正确把握学院办公室各项工作重点,及时处办学院、学院领导、学院各部门和各教研室的各项文件和通知,协助院领导做好材料的汇总、上报工作。

2、围绕学院中心工作,身体里力行地抓好各项服务,协助院领导协调学院与学校、各学院及学校各职能部门之间的关系,以保证学院教学、科研各项工作的顺利进行。

3、起草党政工作有关文件,负责完成学院年度工作计划和总结的撰写。做好党政联席会议记录和纪要。

4、根据学校有关规定,制定和修订学院教职工考核纪律管理办法,负责学院全体教职员工的请销假手续等事宜。

5、及时为学院教职工和学生、其他学院和外单位出具证明、函,办理学院盖章等手续。

6、协助学院领导制订和修订学院经费使用办法、酬劳、津贴发放办法。负责学院办公用品的采购、保管和发放工作。

7、制定和修订学院办公室各岗位的岗位职责,统筹协调管理教学秘书、行政秘书的日常工作。

8、协助院领导、各教研室主任以及学院专家教师做好短期科研考察、技术培训、国内外学术交流的组织筹备工作。

9、接待校内外各单位,各部门来宾,根据学院主管领导决定安排学院各项业务接待工作,安排学院节假日安全值班人员。

10、完成院领导交给的其它工作,向院领导提出工作建议,当好院领导的参谋和助手。

 

 

 

 

 本科教学秘书岗位职责

 

1、协助主管教学的副院长,组织有关专家教师制定和实施教学大纲,制定年度招生计划。

2、了解和掌握学院各专业学科特点及教师任课情况,根据教学大纲制定教学计划,安排学院各班的课程表。

3、协助主管教学副院长,做好期中检查和期中、末考试工作,组织安排召开教学方面的研讨会、经验交流会。

4、协助学院和教研室做好教师的考核和教学评估工作,统计、审核教师的工作量。

5、负责本科学生的学籍管理。

6、负责学生教材及教师教学参考书的订购工作。

7、协助主管教学副院长、系主任和班主任做好本科生毕业论文答辩的组织工作。

8、做好日常的调课、补课和补考等工作。

9、做好各种教学资料、文件、报告、通讯的归档工作。管理好学生的学籍、学分及成绩,登记好学生的学籍异动情况。

10、安排好考试科目、考场和监考老师,准备好试卷。收交,登记考试的各科成绩。

11、及时、准确、认真完成主管教学院长和教务处交办的有关教务管理方面的工作。

12、做好毕业班的教学档案整理工作,及时提供毕业班总成绩和专业成绩。

13、做好学生英语过级考试和计算机过级考试的报名工作。

14、及时、准确提供教师和学生的有关资料。

15、完成学院领导和办公室主任布置的其他工作。

 

 

 

 

研究生教学秘书岗位职责

 

1、配合主管研究生工作的副院长,按照学校研究生工作的管理条例,做好研究生的各项工作。

2、负责每年研究生招生命题、复试(笔试与面试)的组织工作,并作好相应记录。

3、负责学院每年各学位点研究生专业课程安排,组织各门课程的考试、考察与成绩汇总、上报工作。

4、负责学院研究生的培养计划、中期考核、教学实践考核及学位论文工作计划等各项工作,并将相关材料存档。

5、组织研究生毕业论文送审、论文预答辩、论文正式答辩等工作,并做好记录,整理相关材料上报研究生处。

6、负责学院研究生的日常学籍管理、思想政治工作、党建及就业工作,负责整理保管研究生工作的档案,负责相关各类统计报表。

7、 协助导师制定研究生培养方案及培养计划、安排研究生课程教学、落实研究生培养业务费,并检查执行情况。

8、配合学院以及学校研究生处作好学院新增硕士(博士)点的申报工作,配合学院以及研究生处作好学院每年的研究生导师遴选工作。

9、配合学校学位委员会,做好学院学位评定委员会的各项工作。

10、完成学院领导和办公室主任布置的其他工作。

 

 

 

 

行政秘书岗位职责

 

1、认真贯彻执行学校和学院决议、决定以及各项规章制度。热心为教学、科研和学科学位建设服务。

2、负责学校各部门会议、通知的下发收集上报等工作。负责安排教职工集中学习、活动地点及考勤管理。负责学院会议室、教室等办公场所管理与维护;

3、保管学校发放的文件,登记和发放学院下发的文件及档案资料。负责复印学校下发的各类文件和通知,复印学院下发的各类文件、通知等。安排和办理报纸、杂志、信函、通知及资料的收发与传递工作。

4、负责学院机关的家具、办公用品、设备的采购和管理及固定资产登记、验收、保管工作。

5、配合学校科研处、主管学院领导组织学院各专业专家教师做好每年的科研课题申报工作。

6、配合科技处和学院领导及时统计学院教职工科研论文、科技成果的完成情况,建立学院科研工作档案。

7、配合学校科技处和学院领导做好学院教职工在科研课题的中期检查和项目结题验收工作。

8、在教职工年终考核中参与学院考核组审核教职工的科研工作量,审查教职工科研项目执行情况和论文专著发表情况。

9、经常性收集学院相关学科科研动态和科技情报。

   10、完成学院领导和办公室主任布置的其他工作。

 

 

 

 

 



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